Objectif
Cet article fournit les étapes pour créer une dépense de Remboursement à l'entreprise aux U.S. Banque NextView™. Il discute également de la façon de soumettre des dépenses de Remboursement à l'entreprise et des dépenses de carte personnelle/remboursables dans le même rapport de dépenses.
Public
Cet article s'adresse aux employés ayant un compte NextView qui doivent soumettre des rapports de dépenses.
Aperçu
Parfois, vous devez saisir une dépense qui crédite l'entreprise. Par exemple, vous avez peut-être acheté un article, reçu un remboursement pour celui-ci, puis eu besoin de retourner l'article. Cela peut également se produire si une dépense antérieure est proratisée ou partiellement remboursée.
Dans ce cas, vous pouvez saisir une dépense qui crédite l'entreprise en créant une dépense de Remboursement à l'entreprise. (Voir la vidéo liée pour une visualisation des étapes.)
Créer une dépense de Remboursement à l'entreprise
Remarque: Consultez notre guide de l'utilisateur sur les dépenses pour en savoir plus sur les dépenses.
Pour créer une dépense de Remboursement à l'entreprise, suivez les étapes suivantes dans l'application mobile ou l'application web.
Utilisez l'application mobile NextView
À partir de l'écran d'accueil de l'application mobile (c'est-à-dire la page Dépenses et Transactions), sélectionnez l'icône "+" (plus). Cela fait apparaître un menu déroulant.
Sélectionnez “Remboursement à l'entreprise” (voir Figure 1).
Figure 1. Application mobile, option Remboursement à l'entreprise lors de l'ajout d'une dépense
Cela vous redirige vers un écran de Remboursement à l'entreprise où vous pouvez ajouter des informations supplémentaires sur votre dépense (voir Figure 2).Figure 2. Application mobile, formulaire Remboursement à l'entreprise
Remplissez les champs du formulaire, y compris l'ajout d'allocations et la détaillation de votre reçu si nécessaire (voir Figures 3 et 4).
Remarque: L'OCR (reconnaissance optique de caractères) ne scanne pas les images ou les reçus pour les remboursements. Pour garantir l'exactitude des reçus de Remboursement à l'entreprise, saisissez les informations manuellement.Figure 3. Application mobile, formulaire Allouer la dépense
Figure 4. Application mobile, formulaire Dépense détaillée
Sélectionnez “Enregistrer” pour compléter votre dépense.
Utilisez l'application web NextView
Sur votre tableau de bord NextView, sélectionnez “Ajouter une dépense”, ou, si vous avez déjà ajouté au moins une dépense, alors le signe plus bleu en haut à droite de la section Mes dépenses et rapports. Cela fait apparaître un menu déroulant.
Sélectionnez "Remboursement à l'entreprise" (voir Figure 5).
Figure 5. Application web, option Remboursement à l'entreprise lors de l'ajout d'une dépense
Cela vous redirige vers un écran de Remboursement à l'entreprise où vous pouvez ajouter des informations supplémentaires sur votre dépense (voir Figure 6).Figure 6. Application web, formulaire Remboursement à l'entreprise
Remplissez les champs du formulaire, en vous assurant de sélectionner le mode de paiement original dans le menu déroulant "Mode de paiement".
Remarque: L'OCR (reconnaissance optique de caractères) ne scanne pas les images ou les reçus pour les remboursements. Pour garantir l'exactitude des reçus de Remboursement à l'entreprise, saisissez les informations manuellement.
Sélectionnez “Créer une dépense” pour compléter votre dépense.
Soumettre à la fois des dépenses de Remboursement à l'entreprise et des dépenses de carte personnelle/remboursables dans un seul rapport de dépenses
Si votre rapport de dépenses contient un mélange de dépenses de Remboursement à l'entreprise et de dépenses de carte personnelle/remboursables, le montant à rembourser à l'entreprise est déduit du remboursement que vous recevrez.
Obtenir un remboursement de l'entreprise
Si le montant de la dépense de carte personnelle/remboursable est supérieur au montant de la dépense de Remboursement à l'entreprise, vous recevrez un remboursement.
Par exemple, dans la Figure 7 suivante, la dépense de carte personnelle/remboursable est de 100,00 $ et la dépense de Remboursement à l'entreprise est de -50,00 $, donc le montant total pour ces deux dépenses est de 50,00 $. Dans cet exemple, 50,00 $ est le montant qui vous sera remboursé lorsque le rapport de dépenses sera approuvé.
Figure 7. Application web, Remboursement de l'entreprise
Rembourser les dépenses de l'entreprise
Si vous ne soumettez pas de demande de remboursement, ou si le montant de la dépense de carte personnelle/remboursable est inférieur au montant de la dépense de Remboursement à l'entreprise, vous devez effectuer le paiement total ou partiel à l'entreprise en dehors de NextView.
Remarque: Consultez votre gestionnaire ou un membre de l'équipe financière de votre entreprise pour confirmer la politique de votre entreprise sur la façon de rembourser l'argent dû.
Par exemple, dans la Figure 8 suivante, la dépense de carte personnelle/remboursable est de 50,00 $ et la dépense de Remboursement à l'entreprise est de -100,00 $, donc le montant total pour ces deux dépenses est de -50,00 $. Dans cet exemple, votre entreprise ne vous remboursera pas du tout et 50,00 $ est le montant que vous devez payer à votre entreprise lorsque le rapport de dépenses sera approuvé.
Figure 8. Application web, Rembourser les dépenses de l'entreprise
Remarque: Vous voudrez peut-être envisager de créer une catégorie de dépense pour que les utilisateurs puissent choisir afin d'aider à identifier les frais personnels accidentels sur une carte d'entreprise. Les utilisateurs ne devraient pas utiliser une dépense de Remboursement à l'entreprise s'il y a eu un frais personnel accidentel sur une carte d'entreprise.
Questions fréquemment posées
Si j'utilise accidentellement ma carte de crédit d'entreprise pour un achat et que le commerçant traite ensuite un retour, puis-je utiliser Remboursement à l'entreprise pour signaler le retour ?
Votre entreprise peut vouloir que vous gériez la transaction de cette manière, mais vous devrez consulter votre gestionnaire ou un membre de votre équipe financière pour confirmer la politique de votre entreprise.
Dois-je télécharger un reçu lorsque je crée une dépense de Remboursement à l'entreprise ?
NextView ne nécessite pas de reçus pour les dépenses de Remboursement à l'entreprise. Nous vous recommandons toutefois de consulter votre gestionnaire ou un membre de l'équipe financière de votre entreprise pour confirmer la politique de votre entreprise à ce sujet.
Si je crée une nouvelle dépense de carte personnelle/remboursable, puis-je la changer en dépense de Remboursement à l'entreprise plus tard ?
Les dépenses de carte personnelle/remboursables ne peuvent pas être changées en dépenses de Remboursement à l'entreprise, et vice versa. Si vous créez une carte personnelle/dépense remboursable par erreur, vous pouvez la supprimer et ensuite créer une dépense de remboursement à l'entreprise.
Pour les administrateurs et les utilisateurs des finances
Lorsque l'employé doit de l'argent, comment NextView traite-t-il le remboursement ?
La gestion des dépenses Nextview ne facilite pas les paiements des employés à l'entreprise ; les paiements des employés à l'entreprise doivent être gérés en dehors du système. Consultez votre gestionnaire ou un membre de l'équipe des finances de votre entreprise pour confirmer la politique de votre entreprise sur la façon de rembourser l'argent dû.
Comment les dépenses de remboursement à l'entreprise sont-elles synchronisées avec le grand livre général ?
Les dépenses de remboursement à l'entreprise sont toujours synchronisées comme des « Crédits » plutôt que des écritures de journal « Débits ».
Remarque : Ceci est uniquement pour NetSuite et les intégrations QuickBooks en ligne, comme montré dans l'exemple suivant (voir Figure 9).
Figure 9. Écriture de journal QuickBooks en ligne en tant que crédit
Besoin d'aide ?
Si vous avez besoin d'aide, contactez l'équipe de support NextView :
Courriel support@nextviewplatform.com.
Depuis le site web ou l'application mobile : Ouvrez le menu de navigation à gauche et sélectionnez Discutez avec nous.
Date de publication : 30 décembre 2024
Dernière mise à jour : NA