Objectif
Cet article explique comment compléter une exportation de vos dépenses de carte d'entreprise et de dépenses personnelles/remboursables en utilisant U.S. Bank NextView™.
Public
Cet article s'applique à tous les clients NextView ayant une carte d'entreprise.
Aperçu
Contrairement à une exportation de transaction, qui n'inclut que les transactions de carte d'entreprise, une exportation de dépenses inclut toutes vos dépenses de carte d'entreprise et personnelles/remboursables.
Compléter une exportation de dépenses (application web NextView)
Pour compléter une exportation de dépenses, suivez les étapes suivantes :
Ouvrez l'application web NextView.
Dans le menu de navigation à gauche de NextView, sélectionnez “Paramètres de l'entreprise” > “Dépenses” > “Exportation de dépenses” (Figure 1).
Figure 1. Page des paramètres de dépenses bouton “Exportation de dépenses”
Utilisez la section Plage d'exportation pour affiner la plage d'exportation pour votre exportation.
Utilisez la section Configurations des colonnes pour affiner davantage les informations que vous souhaitez inclure sur chaque dépense dans votre exportation.
Une fois que vous avez configuré vos données de dépenses pour votre exportation, complétez l'exportation en sélectionnant “Exporter” en bas de la page. Cela télécharge automatiquement votre exportation. (Remarque : Si aucune dépense ne répond à la plage que vous avez définie pour l'exportation, un message d'erreur apparaît [Figure 2.] Réinitialisez vos filtres pour inclure une plage plus large de dépenses et essayez à nouveau votre exportation.)
Figure 2. Message d'erreur d'exportation de dépenses échoué
Affiner la plage d'exportation pour l'exportation
Dans la section Plage d'exportation, vous pouvez sélectionner la plage de dates, le statut du rapport et le département des dépenses que vous souhaitez exporter. Vous pouvez également configurer votre exportation pour inclure uniquement les dépenses remboursables.
Pour ajouter un statut de rapport ou un département, sélectionnez une option ou des options dans le menu déroulant de chaque champ (Figure 3) et sélectionnez « Enregistrer ». La sélection par défaut pour le champ « Sélectionner le statut du rapport » est « Tous les statuts de rapport », et la sélection par défaut pour le champ « Département » est « Tous les départements ». Le champ « Département » comprend également une barre de recherche en haut du champ.
Figure 3. Options du menu déroulant pour la plage « Sélectionner le statut du rapport »
Pour supprimer un statut de rapport ou un département (c'est-à-dire pour désélectionner une option), décochez la case à gauche de l'option après l'avoir sélectionnée (Figure 4), puis sélectionnez « Enregistrer ».
Figure 4. Désélection de l'option sélectionnée pour la plage « Sélectionner le statut du rapport »
Pour exporter uniquement les dépenses remboursables, activez le commutateur « Dépenses remboursables uniquement » (Figure 5).
Figure 5. «Commutateur « Dépenses remboursables uniquement »
Configurer les colonnes pour l'exportation
Dans la section Configurations des colonnes, vous pouvez définir comment vos données de dépenses apparaissent dans votre exportation. Vous pouvez réorganiser les colonnes, ainsi que les renommer pour qu'elles s'affichent comme vous le souhaitez dans votre exportation. Des champs de dépenses personnalisés sont également disponibles pour être inclus dans l'exportation.
Pour inclure une colonne, cochez la case de la colonne (Figure 6).
Figure 6. Sélectionner les colonnes à inclure dans l'exportation des dépenses
Les colonnes suivantes sont disponibles pour configuration, ainsi que toutes les colonnes personnalisées que votre organisation a créées. (Remarque : Les colonnes avec un astérisque sont disponibles uniquement dans les exportations de dépenses, pas dans les exportations de transactions.)
Codes de compte/GL (ID de compte externe)
Montant
Approuvé par la finance Date
Approuvé par le gestionnaire Date
Approuvé par Nom*
Champ d'automatisation requis*
Facturable
Carte d'entreprise*
Date de création*
Code de devise*
Nom de l'approbateur actuel
Courriel de l'approbateur actuel
Date*
Département
ID externe du département*
Description
Distance parcourue*
Unité de distance*
ID de l'employé*
Taux de change*
Catégorie de dépense
Politique de dépense
Rapport de dépenses
ID du rapport de dépenses
Montant FX*
ID
Marchand
Date de paiement*
Date de publication
Reçu
Remboursable*
Date de remboursement*
Commentaires sur le rapport
Statut du rapport
Date soumise
Derniers 4 chiffres de la carte synchronisée*
ID de référence de la transaction
Voyage
ID du voyage
Utilisateur*
Courriel de l'utilisateur*
Questions fréquemment posées
Pourquoi reçois-je un message d'erreur « Échec de l'exportation des dépenses » ?
Vous recevez ce message d'erreur parce que la plage de dates que vous avez sélectionnée pour l'exportation ne contient aucune dépense. Essayez de sélectionner une autre plage de dates et réessayez l'exportation.
Pourquoi la page se fige-t-elle avec un engrenage qui tourne ?
Cela peut se produire si la plage de dates sélectionnée pour l'exportation ne contient aucune dépense. Essayez de sélectionner une autre plage de dates.
Si je fais des modifications aux Configurations des colonnes, devrai-je les réorganiser chaque fois que j'exporte des dépenses ?
Non, après une exportation de dépenses réussie, les modifications que vous apportez resteront intactes.
Pourquoi n'ai-je pas reçu mon exportation de dépenses ?
Votre exportation complétée apparaît dans votre dossier de téléchargements. Si l'exportation n'est pas là, vous devrez peut-être désactiver votre bloqueur de fenêtres pop-up et réessayer l'exportation.
Dans quel format sera mon exportation de dépenses ?
Les exportations de dépenses sont téléchargées au format .csv.
Pourquoi ne vois-je pas les champs personnalisés que j'ai créés dans mon exportation de dépenses ?
Vous n'avez peut-être pas sélectionné ce champ dans la section Configurations des colonnes. Sous Configurations des colonnes, vérifiez que la case est cochée pour le champ que vous recherchez dans votre exportation de dépenses.
Besoin d'aide ?
Si vous avez besoin d'aide, contactez l'équipe de support de NextView :
Courriel support@nextviewplatform.com.
Depuis le site web ou l'application mobile : Ouvrez le menu de navigation à gauche et sélectionnez Discuter avec nous.
Date de publication : 30 décembre 2024
Dernière mise à jour : NA