Les commentaires sur les rapports de dépenses permettent aux gestionnaires, aux administrateurs et aux finances de communiquer efficacement aux employés les questions ou corrections qu'ils pourraient avoir à apporter à leur rapport de dépenses, avant de donner leur approbation.
Si votre entreprise a activé les commentaires sur les rapports de dépenses, lorsque vous consultez un rapport de dépenses, vous pouvez ajouter un commentaire en tapant dans le champ de commentaire situé sur le côté droit de l'écran dans le panneau Activité.
Figure 1. Ajouter un commentaire dans le champ de commentaire dans le panneau Activité
Vous pouvez envoyer des commentaires aux employés qui ont soumis des rapports de dépenses, de plus, si vous retournez un rapport de dépenses, il y a un champ de commentaires dans la boîte de dialogue qui apparaît :
Figure 2. Champ de commentaire dans la boîte de dialogue Rejeter le rapport ?
Laisser un commentaire est facultatif, mais cela peut aider les employés à comprendre pourquoi un rapport de dépenses a été retourné, et ce qu'ils pourraient avoir à faire pour qu'il soit approuvé une fois qu'ils le soumettent à nouveau.
Les commentaires apparaissent sur le côté droit de l'écran, avec la dernière action :
Figure 3. Page du rapport de dépenses, liste des commentaires dans le panneau Activité
L'employé peut alors apporter les ajustements nécessaires et soumettre à nouveau le rapport de dépenses.
Questions fréquemment posées
Comment saurai-je si mon gestionnaire a laissé un commentaire sur mon rapport de dépenses ?
Une fois qu'un commentaire est tapé, lorsque l'auteur sélectionne "Envoyer", une notification par courriel est envoyée à l'utilisateur. L'utilisateur peut également voir les commentaires sur le côté droit de l'écran dans le panneau Activité.
Puis-je ajouter un commentaire à un rapport de dépenses si je l'ai déjà retourné ?
Si vous retournez un rapport de dépenses et décidez d'ajouter un commentaire plus tard, localisez le rapport de dépenses dans l'onglet "Rapports" de la page Gérer. En choisissant le rapport de dépenses, tapez un commentaire dans le panneau Activité situé à droite et choisissez "Envoyer".
Les commentaires apparaîtront-ils dans une exportation de dépenses ?
Les commentaires apparaissent dans les exportations de dépenses dans une colonne intitulée "Commentaires du rapport". Ils sont disposés dans le format suivant : "nom ; commentaire". Où le nom est le nom de l'auteur du commentaire suivi d'un point-virgule et du commentaire qu'il a écrit.
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Date de publication : 27 décembre 2024
Dernière mise à jour : NA