De nouvelles règles d'approbation peuvent être configurées dans la politique de dépenses par défaut ou dans toute politique personnalisée que vous créez.

Naviguez vers la politique de dépenses pour laquelle vous souhaitez définir des règles d'approbation, en commençant dans la barre latérale :

Paramètres de l'entreprise > Dépenses > Politique de dépenses

Cliquez sur "Modifier" à droite et les options de règles d'approbation s'étendront. Modifier le flux d'approbation vous permet de spécifier si le rapport doit être envoyé à leur gestionnaire assigné avant d'être envoyé à la Finance pour approbation finale.

Pour créer une nouvelle règle, cliquez sur "Ajouter". La boîte de dialogue Ajouter une règle d'approbation apparaîtra. Il y a deux aspects principaux des règles à observer :

En choisissant "Montant", la somme que vous entrez dans le champ Montant à droite sera le montant minimum d'un rapport nécessitant l'approbation de ce rôle ou de cet employé, jusqu'à ce que vous spécifiiez une somme plus élevée.

Ici, nous voyons que 500 et plus sont assignés à cet employé pour approbation. Si nous ajoutons une autre somme, plus élevée, à un autre employé, cet employé approuvera tout entre les deux sommes. Voyez ce qui se passe lorsque vous ajoutez un autre montant de niveau supérieur :

Vous pouvez également créer des règles autour de catégories spécifiques, comme les frais de transport aérien :

Ici, nous voyons 3 règles avec 3 employés différents comme approbateurs :

Si vous avez des règles d'approbation où les deux critères iraient au même approbateur, il n'a besoin d'approuver le rapport de dépenses qu'une seule fois. Si un employé soumet un rapport de dépenses de 500 dollars ou plus et qu'il est pour la catégorie "Frais de transport aérien", vous voyez que les règles nécessitent toutes deux l'approbation du même approbateur, dans ce cas, l'approbateur n'a besoin d'approuver le rapport qu'une fois, réduisant ainsi la redondance dans le processus d'approbation. L'approbation automatique n'aura lieu que si l'approbateur est le même pour les deux conditions.

Voyez l'exemple ci-dessous :

Lorsqu'un administrateur tente de supprimer une règle avec des demandes en cours, la plateforme lui enverra une alerte indiquant que la règle ne peut pas être supprimée car un ou plusieurs rapports sont en attente d'approbation.

Vous pouvez déplacer des utilisateurs une fois que tous leurs rapports de dépenses ont été approuvés. Vous pouvez retourner des rapports ou demander qu'ils ne soumettent aucun nouveau rapport jusqu'à ce que vous les ayez déplacés vers une nouvelle politique de dépenses.

Vous pouvez supprimer des politiques dans lesquelles il n'y a pas de rapports en attente. Approuvez ou retournez les rapports et essayez de supprimer la politique à nouveau.

Tous les nouveaux rapports utiliseront le nouvel approbateur. Les rapports non approuvés seront assignés au nouvel approbateur.

Si vous avez besoin d'aide, contactez l'équipe de soutien de NextView :