Cet article explique aux utilisateurs comment commencer avec la carte U.S. Bank One sur NextView™, y compris comment créer un compte NextView, gérer les employés et gérer les dépenses et les cartes d'entreprise.

Cet article s'adresse aux administrateurs (admins) de NextView.

Pour commencer, vérifiez votre courriel pour un message de NextView vous demandant d'activer votre compte. Si vous ne voyez pas de message, envoyez un courriel à support@nextviewplatform.com et nous vous enverrons une invitation.

Une fois que vous avez suivi le lien dans l'e-mail et complété les questions de configuration, vous êtes prêt à partir!

Allez à Paramètres de l'entreprise > Employés pour commencer à gérer vos employés dans NextView. Le répertoire des employés est l'endroit où vous pouvez ajouter, modifier et désactiver tous les employés et départements dans NextView. Pour commencer, vous pouvez soit commencer à ajouter vos départements via le bouton Ajouter situé en haut à droite de la page, soit utiliser notre modèle pour télécharger à la fois les employés et leurs départements associés en une seule fois.

Pour chaque employé, vous devrez ajouter le prénom, le nom de famille, l'e-mail, et vous pouvez optionnellement ajouter l'e-mail de leur gestionnaire (ou de leur approbateur principal), l'ID de l'employé, le département, la politique de dépenses et le département principal s'ils sont affectés à plusieurs. Vous pouvez également déterminer des autorisations avancées, telles que s'ils sont ou non un administrateur ou un approbateur financier.

Une fois que vos employés sont ajoutés au système, vous pouvez également créer des relations hôte-délégué. Les délégués peuvent se connecter aux profils de leurs hôtes pour aider à réserver des voyages ou à compléter des dépenses sur notre plateforme web. Pour ajouter des délégués, allez à Employés > Délégués > et à partir de là, vous pouvez ajouter/retirer des délégués aux profils d'hôtes. Vous pouvez également utiliser le fichier d'importation pour importer en masse les relations hôte-délégué.

Maintenant que vous avez créé vos employés et départements, vous pouvez commencer à modifier la configuration de votre politique de dépenses.

Tout d'abord, allez à Dépenses > Catégories pour ajouter vos comptes GL (appelés Catégories dans NextView) au système. Si vous intégrez votre compte avec QuickBooks Online, vous pouvez sauter cette étape. Nous importerons automatiquement votre plan comptable de votre logiciel de comptabilité lorsque vous configurerez cette intégration.

À partir de cet écran, vous pourrez ajouter ou désactiver vos comptes GL. Lorsque vous ajoutez un compte, vous pouvez fournir à la fois un nom de catégorie, qui est affiché à vos employés pour sélection à partir d'une liste, et un ID de compte externe, qui se trouve dans une colonne de rapport séparée pour être mappé dans votre logiciel de comptabilité pour réconciliation.

NextView vous permet de créer autant de politiques de dépenses pour votre équipe que vous le souhaitez. Sous Dépenses > Politique de dépenses, vous verrez la Politique par défaut déjà construite et ajoutée au système. Utilisez cette politique comme politique principale, car tous les nouveaux employés seront automatiquement ajoutés à celle-ci, à moins que vous ne les assigniez manuellement à une politique alternative que vous créez.

Les politiques de dépenses sont divisées en trois sections :

Une fois que vos règles de politique sont établies, cliquez sur Enregistrer et les nouvelles règles seront immédiatement reflétées pour toutes les nouvelles dépenses soumises par votre équipe.

NextView vous permet d'exporter vos données de dépenses à tout moment via notre Exportation de dépenses, trouvée sous Dépenses > Exportation de dépenses dans Paramètres de l'entreprise. À partir de cet écran, sélectionnez la plage de dates d'exportation pour les dépenses, filtrez ce que vous souhaitez voir dans l'exportation, et faites glisser et déposer/modifiez les noms des en-têtes de colonne avant de télécharger vos données.

NextView a de nombreuses options pour synchroniser les flux de cartes d'entreprise dans notre système. Si vous êtes sur un programme de petite entreprise tel que AMEX Business, Capital One Spark, Chase Ink, ou d'autres programmes similaires, vous pouvez utiliser notre synchronisation API alimentée par Plaid pour ajouter votre carte au système et assigner des cartes aux employés pour coder leurs transactions. Si vous choisissez d'intégrer votre programme de carte de petite entreprise, contactez votre spécialiste d'implémentation assigné ou support@nextviewplatform.com pour activer cette fonctionnalité pour vous.

Si vous êtes sur un programme de carte d'entreprise ou commerciale, nous travaillerons avec votre banque pour mettre en place un flux de carte directement. En général, ce processus prend deux semaines à partir du moment où vous demandez une lettre de libération de données à votre banque pour envoyer vos informations de carte à NextView. Vous pouvez travailler avec notre équipe d'implémentation pour commencer ce processus en envoyant un courriel à support@nextviewplatform.com ou à votre spécialiste d'implémentation assigné.

Comme prochaine étape, assurez-vous de participer à une présentation d'implémentation pour discuter avec un spécialiste de l'implémentation en direct qui peut s'assurer que votre configuration répond à vos besoins d'affaires.

Si vous avez besoin d'aide, contactez l'équipe de soutien de NextView :