Dans la politique de dépenses par défaut de votre entreprise, vous pouvez définir des règles pour toutes vos catégories de dépenses actives, tous les rapports de dépenses des employés seront régis par votre politique de dépenses par défaut, à moins que vous n'ajoutiez l'employé à une politique différente que vous créez et personnalisez. (En savoir plus sur les catégories de dépenses.)
Dans la politique par défaut ou dans toutes les politiques de dépenses que vous créez, vous pouvez définir des règles générales.
Les règles générales sont les suivantes :
Exigence de reçu - définissez le seuil en dollars pour lequel une image de reçu est requise |
Taux de remboursement de kilométrage - utilisez le taux de l'ARC, ou spécifiez le vôtre |
Approbation en une étape - lorsque cela est activé, les rapports de dépenses nécessitent uniquement une approbation finale |
Carte d'entreprise - activer cela permet de signaler des dépenses, mais les rend inéligibles au remboursement |
Vous pouvez définir des règles pour vos catégories de dépenses actives. Une fois que vous avez défini des règles, vous pouvez les modifier par la suite.
Limite par dépense - une fois activé, définissez un montant limite en dollars pour la dépense sélectionnée |
Limite de dépenses récurrentes - une fois activé, vous pouvez définir une limite de catégorie pour une période glissante : quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, annuelle |
Une fois que vous avez défini vos préférences, enregistrez la politique.
Remarque : Les changements de politique s'appliqueront à tous les nouveaux rapports, y compris les rapports qui ont été soumis mais pas encore approuvés.
Figure 1. Page des repas, règles d'approbation, dans les paramètres de l'entreprise
Dans l'onglet "Gérer" dans la barre latérale, en naviguant dans les rapports de dépenses, vous pouvez voir si l'employé a dépassé son budget.
Figure 2. Rapport de dépenses montrant qu'un employé a dépassé son budget
Notez que la bannière en bas du rapport indique le montant total autorisé par catégorie, ainsi que le total que l'employé a dépensé. Dans le tiroir latéral, vous pouvez voir le montant exact dépassant la limite que l'employé a dépensé pour la catégorie donnée.
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Date de publication : 6 janvier 2025
Dernière mise à jour : NA