Objectif
Cet article décrit comment créer et gérer un rapport de dépenses.
Public cible
Cet article s'adresse aux employés ayant un compte de gestion des dépenses qui doivent soumettre des rapports de dépenses.
Aperçu
Vous pouvez utiliser des rapports pour organiser les dépenses et les transactions selon vos besoins, et vous pouvez créer et soumettre un rapport de dépenses depuis la page Dépenses & Transactions ou la page Rapports.
Ajouter des dépenses à un rapport et soumettre le rapport (application web)
Vous pouvez soumettre un rapport de dépenses sur l'application web via la page Dépenses & Transactions ou la page Rapports.
Remarque : Vous ne pouvez soumettre qu'une seule devise de base par rapport de dépenses. Référez-vous à la “Utilisez la fonction de devise multibase” section de cet article pour plus d'informations.
Soumettre un rapport via la page Dépenses & Transactions
Sur la page Dépenses & Transactions, cochez les cases pour les dépenses que vous souhaitez inclure dans votre rapport (Figure 1).
Figure 1. Créer un rapport à partir de la page Dépenses & Transactions
Assigner les dépenses à un rapport existant ou nouveau :
Pour assigner les dépenses à un rapport existant : Sélectionnez Assigner au rapport. > Sélectionnez le rapport approprié. > Sélectionnez Assigner.
Pour assigner les dépenses à un nouveau rapport :
Sélectionnez Soumettre.
Par défaut, votre rapport nouvellement créé est nommé “Rapport général
”.
Changez le nom du rapport, si désiré.
Sélectionnez Soumettre.
Soumettre un rapport via la page Rapports
Sur la page Rapports (Figure 2), sélectionnez un rapport existant ou nouveau :
Figure 2. Page des rapports, incluant le bouton Créer un rapport
Pour sélectionner un rapport existant : Sélectionnez la ligne du rapport.
Pour créer un nouveau rapport : Sélectionnez Créer un rapport. Cela ouvre une boîte de dialogue Nouveau rapport de dépenses. > Ajoutez un nom de rapport dans le champ Nom du rapport. > Sélectionnez Ajouter. Cela crée le rapport, et maintenant vous pouvez y ajouter des dépenses. > Sélectionnez le rapport pour l'ouvrir et ajouter des dépenses.
En bas de la page, sélectionnez Ajouter.
Ajoutez vos dépenses au besoin.
Chaque dépense que vous ajoutez apparaît maintenant sur la page du rapport.
Lorsque vous êtes prêt à soumettre le rapport, sélectionnez Soumettre en bas de la page.
Peu importe la façon dont vous créez et soumettez un rapport de dépenses, seules les dépenses complètes peuvent être soumises. Si vous ajoutez au rapport des dépenses qui manquent d'informations, vous serez invité à ajouter les informations manquantes avant de pouvoir soumettre le rapport (Figure 3). Vous pouvez également ajouter des commentaires au rapport, avant ou après la soumission, pour donner du contexte si nécessaire. Ces commentaires sont visibles par vos approbateurs, qui peuvent également répondre, ainsi que vous, l'employé/soumetteur du rapport.
Figure 3. Rapport de dépenses avec une dépense manquant d'informations requises
Remarque : Vous pouvez également assigner une dépense à un rapport existant en ouvrant directement la dépense et en mettant à jour le Assigner au rapport de dépenses champ (Figure 4). Lorsque vous sélectionnez le Champ Assigner au rapport de dépenses, le menu déroulant n'affiche que les rapports de dépenses avec la même devise de base que la dépense que vous ajoutez au rapport. S'il n'y a pas de rapports avec la même devise de base que votre dépense actuelle, un message d'erreur apparaît (Figure 5).
Figure 4. Champ Assigner au rapport de dépenses (application web)
Figure 5. Page Détails de la dépense avec un message d'erreur sous le champ Assigner au rapport de dépenses
Remarque concernant la section Taxes de la page Détails de la dépense
Au Canada, les taxes appliquées varient d'une province à l'autre. Certaines provinces ont uniquement la taxe sur les biens et services (TPS) ou la taxe de vente harmonisée (TVH), tandis que d'autres provinces ont la TPS avec une taxe régionale supplémentaire. Lors de la création d'une dépense, référez-vous à votre reçu et entrez tous les montants de taxe applicables dans les champs Taxe et Taxe régionale PST/QST/RST (Figure 6).
Figure 6. Section des taxes sur la page Détails de la dépense
Lorsque vous sélectionnez TVH dans le champ Taxe, vous ne pouvez pas apporter de modifications dans le champ Taxe régionale PST/QST/RST. Lorsque vous sélectionnez TPS dans le champ Taxe, le champ Taxe régionale PST/QST/RST devient optionnel.
Vous pouvez également sélectionner l'icône Voir les détails de la taxe pour en savoir plus sur la section Taxes.
Si des dépenses dans un rapport de dépenses ont des taxes régionales, ces taxes apparaîtront avec les informations de coût final pour le rapport (Figure 7).
Figure 7. Taxe régionale pour un rapport de dépenses
Pour en savoir plus sur la création de dépenses, consultez notre article sur ce sujet.
Utilisez la fonction de devise multibase
Les utilisateurs de NextView peuvent faire des dépenses dans différentes devises de base (actuellement des dollars américains et des dollars canadiens) et dans différentes devises. Cependant, vous ne pouvez soumettre qu'une seule devise de base par rapport de dépenses. En d'autres mots, sur chaque rapport de dépenses, toutes les dépenses sur le rapport doivent avoir la même devise de base.
La devise de base est la devise dans laquelle vous souhaitez que votre remboursement soit. C'est aussi la monnaie à laquelle le montant dans le champ Montant final (Figure 8) se convertit, si une conversion est nécessaire. Vous pouvez soumettre des dépenses avec différentes devises sur un même rapport de dépenses, tant que ces dépenses avec différentes devises ont toutes la même devise de base.
Figure 8. Champ Montant Final
Lorsque vous sélectionnez le champ Assigner au rapport de dépenses, le menu déroulant n'affiche que les rapports de dépenses ayant la même devise de base que la dépense que vous ajoutez au rapport. Si aucun rapport n'a la même devise de base que votre dépense actuelle, un message d'erreur apparaît (Figure 9 et Figure 10).
Figure 9. Assigner au champ Rapport de dépenses avec message d'erreur
Figure 10. Aucune rapport basé sur la devise CAD trouvé
Modifiez votre rapport
Une fois que vous avez créé un rapport, mais avant de le soumettre, vous pouvez changer le titre; ajouter, modifier ou supprimer des dépenses; et ajouter ou répondre à des commentaires.
Éditez votre rapport (application web)
Pour ouvrir un rapport pour l'éditer : Sélectionnez Rapports dans le menu de navigation. > Sélectionnez la ligne du rapport de dépenses. À partir de là, vous pouvez apporter les modifications suivantes à votre rapport.
Changer le titre : Sélectionner Modifier le rapport. Cela ouvre un Modifier le rapport de dépenses dialogue. > Changez le titre du rapport au besoin. > Sélectionnez Enregistrer.
Supprimer des dépenses d'un rapport: Sélectionnez la ligne de dépense pour ouvrir la dépense que vous souhaitez supprimer. Cela ouvre un Détails des dépenses page. > Dans le Assigner au rapport de dépenses champ, changez le rapport pour un autre rapport. > Sélectionner Enregistrer la dépense.
Ajouter ou répondre aux commentaires du rapport : Dans le Section d'activité de la page de rapport (Figure 11), sélectionnez leAjouter un commentaire champ. > Ajoutez votre commentaire. > Sélectionner Envoyer.
Figure 11. Section Activité du rapport (application web)
Remarque : Bien que vous ne puissiez pas modifier une dépense directement à partir de la page des détails du rapport de dépenses, vous pouvez modifier une dépense lorsque vous l'ouvrez. Sélectionnez la ligne de dépense pour ouvrir la dépense. Cela ouvre le Détails des dépenses page. > Apportez les modifications nécessaires. > Sélectionnez Enregistrer.
Vérifiez le statut de votre rapport
Vous pouvez vérifier l'état de votre rapport sur le web ou l'application mobile.
Vérifiez le statut de votre rapport (application web)
Pour voir le statut de votre rapport de dépenses, sélectionnez Rapports dans le menu de navigation :
Les rapports dans l'onglet Ouvert n'ont pas été soumis ou sont en attente de l'approbation du gestionnaire.
Les rapports dans l'onglet Payé ont été approuvés, et vous pouvez vous attendre à ce que votre carte d'entreprise soit payée.
Besoin d'aide ?
Si vous avez besoin d'aide, contactez l'équipe de soutien de NextView :
Email support@nextviewplatform.com.
Depuis le site web ou l'application mobile : Ouvrez le menu de navigation à gauche et sélectionnez Discuter avec nous.
Date de publication: 22 octobre 2025
Dernière mise à jour: NA