Objectif
Cet article explique comment compléter une exportation de vos transactions de carte d'entreprise en utilisant U.S. Bank NextView™.
Public
Cet article s'applique à tous les clients NextView ayant une carte d'entreprise.
Aperçu
Une exportation de transactions inclut uniquement les transactions de carte d'entreprise, donc vous pouvez utiliser une exportation de transactions pour vous aider à concilier votre relevé de carte d'entreprise. En revanche, une exportation de dépenses inclut toutes vos dépenses de carte d'entreprise et personnelles/de poche. Consultez la section « Configurer les colonnes pour l'exportation » de cet article pour voir quelles informations sont uniques aux exportations de transactions.
Compléter une exportation de transactions (application web NextView)
Pour compléter une exportation de transactions, suivez les étapes suivantes :
Ouvrez l'application web NextView.
Dans le menu de navigation à gauche de NextView, sélectionnez « Gérer » > « Transactions ».
Sélectionnez « Exporter » dans le coin supérieur droit de la page (voir Figure 1). (Remarque : Si vous avez appliqué des filtres sur cette page, les filtres seront en vigueur pour l'exportation de transactions.) Cela ouvre une page d'Exportation de transactions où vous pouvez spécifier quelles données vous souhaitez exporter.
Figure 1. Page des transactions bouton « Exporter »
Utilisez les filtres disponibles pour affiner les données que vous souhaitez exporter.
Utilisez la section Configurations des colonnes pour affiner davantage les informations que vous souhaitez inclure sur chaque transaction dans votre exportation.
Une fois que vous avez configuré vos données de transaction pour votre exportation, complétez l'exportation en sélectionnant « Exporter CSV » en bas de la page. Cela télécharge automatiquement votre exportation. (Remarque : S'il n'y a pas de transactions qui répondent aux filtres que vous avez définis pour l'exportation, un message d'erreur apparaît. Réinitialisez vos filtres pour inclure une gamme plus large de transactions, et essayez à nouveau votre exportation.)
Ajouter des filtres pour l'exportation
Dans la section Filtres, vous pouvez affiner les données que vous souhaitez exporter. Si vous avez appliqué des filtres sur la page Gérer > Transactions, ces filtres apparaissent dans la section Filtres.
Pour ajouter un filtre, sélectionnez une option dans le menu déroulant du filtre (voir Figure 2). Pour supprimer un filtre ou désélectionner une option de filtre, sélectionnez le X à droite de l'option après l'avoir sélectionnée (voir Figure 3).
Figure 2. Options déroulantes pour le filtre de statut de transaction
Figure 3. Désélection de l'option sélectionnée pour le filtre de statut de transaction
Les filtres suivants sont disponibles pour personnaliser votre exportation de transactions.
Statut de la transaction (obligatoire) : Sélectionnez Publié ou Refusé
Plage de dates (obligatoire) : Sélectionnez la plage de dates pour les transactions que vous souhaitez exporter. (Seules les transactions publiées au cours des trois dernières années sont disponibles pour l'exportation. Si vous avez besoin de transactions plus anciennes, contactez le support de TravelBank.)
Statut du rapport : Sélectionnez Approuvé et Clôturé, Soumis, Actif ou Non attribué
Département
Compte de gestion
Titulaire de la carte
Catégorie de dépense
Statut du reçu : Sélectionnez A reçu ou Pas de reçu
Assigné à la dépense
Minimum de compte et maximum de compte
Configurer les colonnes pour l'exportation
Dans la section Configurations des colonnes, vous pouvez définir comment vos données filtrées apparaissent dans votre exportation. Vous pouvez réorganiser les colonnes, ainsi que les renommer pour qu'elles s'affichent comme vous le souhaitez dans votre exportation. Des champs de transaction personnalisés sont également disponibles pour être inclus dans l'exportation.
Pour inclure une colonne, cochez la case de la colonne (voir Figure 4).
Figure 4. Sélectionnez les colonnes à inclure dans l'exportation des transactions
Les colonnes suivantes sont disponibles pour configuration, ainsi que toutes les colonnes personnalisées créées par votre organisation. (Remarque : Les colonnes avec un astérisque sont disponibles uniquement dans les exportations de transactions, pas dans les exportations de dépenses.)
Codes de compte/GL (ID de compte externe)
Montant (toujours en USD)
Approuvé par la date de finances
Approuvé par la date du gestionnaire
Facturable
*Numéro de carte
*Titulaire de la carte
Nom de l'approbateur actuel
Courriel de l'approbateur actuel
Département
Champ de description
*Statut contesté
*Date du statut contesté
*Assigné à la dépense
*Courriel de l'assigné à la dépense
Catégorie de dépense
Politique de dépense
Rapport de dépenses
ID du rapport de dépenses
*Informations Fx
ID
*Compte perdu/volé
*MCC
*Description MCC
Marchand
*Ville du marchand
*État du marchand
Date de publication
Reçu
Commentaires du rapport
Statut du rapport
*Taxe de vente
*Montant divisé (FX)
*Montant divisé (USD)
Date de soumission
*Date de transaction
ID de référence de transaction
Voyage
ID de voyage
Questions fréquentes
Pourquoi reçois-je un message d'erreur « L'exportation a échoué de manière inattendue »?
Vous pourriez recevoir ce message d'erreur si la plage de dates sélectionnée pour l'exportation ne contient aucune transaction. Essayez de sélectionner une autre plage de dates et réessayez l'exportation.
Si je fais des modifications aux configurations de colonnes, devrai-je les réorganiser chaque fois que j'exporte des transactions?
Non, après une exportation de transactions réussie, les modifications que vous apportez resteront intactes.
Pourquoi n'ai-je pas reçu mon export de transactions?
Votre exportation complétée apparaît dans votre dossier de téléchargements. Si l'exportation n'est pas là, vous devrez peut-être désactiver votre bloqueur de fenêtres contextuelles et réessayer l'exportation.
Dans quel format sera mon export de transactions?
Les exportations de transactions sont téléchargées au format .csv.
Pourquoi ne vois-je pas les champs personnalisés que j'ai créés dans mon export de transactions?
Vous n'avez peut-être pas sélectionné ce champ dans la section Configurations des colonnes. Sous Configurations des colonnes, vérifiez que la case est cochée pour le champ que vous recherchez dans votre export de transactions.
Besoin d'aide?
Si vous avez besoin d'aide, contactez l'équipe de soutien de NextView :
Courriel support@nextviewplatform.com.
Depuis le site web ou l'application mobile : Ouvrez le menu de navigation à gauche et sélectionnez Discuter avec nous.
Date de publication : 27 décembre 2024
Dernière mise à jour : NA